Ngày 03/6/2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
Theo đó, thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc, bao gồm 2 mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn và được áp dụng đối với 14 nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản như: Tài liệu tổng hợp; Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; Tài liệu tổ chức, nhân sự; Tài liệu lao động, tiền lương; Tài liệu tài chính, kế toán; Tài liệu xây dựng cơ bản; Tài liệu khoa học công nghệ; Tài liệu hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; Tài liệu thi đua, khen thưởng; Tài liệu pháp chế; Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và tài liệu của tổ chức Đảng, đoàn thể cơ quan.
Đối với mức bảo quản vĩnh viễn bao gồm những hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ như: Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định, hướng dẫn về các mặt công tác của ngành, cơ quan; Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức; Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác của ngành, cơ quan; Hồ sơ thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước; Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan; Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo,...
Đối với mức bảo quản có thời hạn bao gồm những hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy nhưng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trong đó mức bảo quản có thời hạn từ 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm, và 70 năm. Loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn 70 năm thường xác định hạn cho nhóm tài liệu tổ chức cán bộ như hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ; Hồ sơ kỷ luật cán bộ; Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…); Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ; và nhóm tài liệu của tổ chức Đảng, đoàn thể như Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, đảng viên; Hồ sơ đảng viên.
Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư. Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định. Những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
Trường hợp thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến của Thông tư này thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương đương theo quy định để xác định.
Thông tư có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ký và bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10/09/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng./.
Kim Dung