Có nhiều cách khác nhau để định nghĩa một cuộc kiểm toán chuyên đề. Nhưng tựu trung lại có thể hiểu kiểm toán chuyên đề là việc lựa chọn một lĩnh vực, một nội dung để kiểm toán trong nhiều lĩnh vực hoặc nội dung có thể tiến hành kiểm toán. Kiểm toán chuyên đề được thực hiện tại nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau, từ đó có đánh giá chung về lĩnh vực, nội dung nào đó và rút ra kết luận, kiến nghị sửa chữa những tồn tại, thiếu sót đặc trưng cho toàn bộ hệ thống.
Kiểm toán chuyên đề có một số đặc trưng cơ bản sau: Thứ nhất: Lĩnh vực hoặc nội dung được lựa chọn kiểm toán mang tính điển hình và tồn tại ở nhiều cơ quan, đơn vị. Những kết luận, kiến nghị thường bao trùm toàn bộ nội dung kiểm toán và mang tính tổng thể không gắn với các trường hợp đơn lẻ, ví dụ: Nội dung kiểm toán chuyên đề việc quản lý và sử dụng phí, lệ phí đường bộ 2 năm (2005-2006) của Cục Đường bộ Việt Nam là việc quản lý và sử dụng phí, lệ phí đường bộ- loại phí, lệ phí chủ yếu do Cục Đường bộ Việt Nam quản lý và chỉ có Cục Đường bộ Việt Nam mới phát sinh các khoản phí, lệ phí này. Việc quản lý, sử dụng liên quan đến tất cả các đơn vị trực thuộc Cục Đường bộ Việt Nam (các Khu quản lý đường bộ, các công ty sửa chữa đường bộ, các trạm thu phí đường bộ trong toàn quốc) với mục tiêu là có kết luận , đánh giá về việc quản lý thu (cơ chế thu, mức thu…); việc sử dụng nguồn thu như: sử dụng nguồn thu để bù đắp chi phí tổ chức thu phí, lệ phí, việc sử dụng một phần số thu để duy tu sửa chữa đường bộ (theo cơ chế hiện hành 80 số thu phí đường bộ phải nộp ngân sách nhà nước và cấp lại cho Cục Đường bộ Việt Nam để duy tu sửa chữa đường bộ), việc sử dụng một phần số thu để hiện đại hoá công nghệ thu phí … và đề xuất kiến nghị với Cục Đường bộ Việt Nam và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc cải tiến, đổi mới cơ chế thu, quản lý nguồn thu cho hệ thống quản lý, sử dụng phí, lệ phí đường bộ trong toàn quốc. Thứ hai: Các đơn vị được lựa chọn kiểm toán trong cuộc kiểm toán chuyên đề thường có mô hình hoạt động giống nhau và thường có cùng chức năng, nhiệm vụ. Kết quả kiểm toán có thể so sánh giữa các cơ quan, đơn vị được lựa chọn kiểm toán. Ví dụ: Cuộc kiểm toán chuyên đề mua sắm tài sản của các Ban quản lý dự án được tiến hành tại các Ban quản lý dự án. Về cơ bản, các Ban có mô hình hoạt động giống nhau và có cùng chung nhiệm vụ là quản lý, sử dụng các nguồn vốn để đầu tư thực hiện các dự án. Thứ ba: Kiểm toán chuyên đề thường áp dụng cả 3 loại hình kiểm toán (kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán hoạt động). Kiểm toán chuyên đề đi sâu vào một lĩnh vực để kiểm toán, nó có tính chuyên sâu cao và vấn đề được kiểm toán được xem xét một cách kỹ lưỡng, ở nhiều khía cạnh nên ngoài việc kiểm toán tính tuân thủ, tính đúng đắn, hợp pháp của báo cáo tài chính như các cuộc kiểm toán thông thường thì kiểm toán chuyên đề có đầy đủ điều kiện để xem xét, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động (kiểm toán hoạt động). Hơn nữa bất cứ cuộc kiểm toán chuyên đề nào cũng phải đề cập đến hiệu quả của việc quản lý, sử dụng các nguồn lực, tức là đồng nghĩa với việc phải tiến hành kiểm toán hoạt động. Thứ tư: Kiểm toán chuyên đề thường không gắn với 1 năm ngân sách mà gắn với một quá trình dài liên quan đến nhiều năm ngân sách. Ngoài ý nghĩa là để tiết kiệm nhân lực, vật lực việc kiểm toán được tiến hành gắn với nhiều năm ngân sách nhằm so sánh giữa các năm và có khoảng thời gian đủ dài để đánh giá chính xác, khách quan lĩnh vực, nội dung cần kiểm toán. Những đặc trưng trên đều xuất phát từ lý do cơ bản sau: Thực chất kiểm toán chuyên đề là kiểm toán chuyên sâu một chủ đề chính, vì vậy việc lựa chọn chủ đề kiểm toán phải xuyên suốt, mang tính điển hình của hệ thống các cơ quan quản lý (nhiều cơ quan đơn vị có mô hình hoạt động giống nhau). Nhằm đánh giá sâu rộng chủ đề phải tiến hành kiểm toán ở nhiều cơ quan, đơn vị và gắn kết 3 loại hình kiểm toán vì ngoài đánh giá việc tuân thủ chế độ, chính sách, các qui định của nhà nước, việc tổng hợp lập các báo cáo tài chính thì đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của các hoạt động cũng như tính kinh tế trong việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị là nội dung kiểm toán không thể thiếu. Việc xuất hiện các cuộc kiểm toán chuyên đề trong hoạt động kiểm toán là một tất yếu trong quá trình phát triển của một cơ quan Kiểm toán Nhà nước. Vì chỉ có kiểm toán chuyên đề mới có kết quả sâu rộng về một lĩnh vực và trả lời được những câu hỏi mang tính chuyên môn cao của nội dung được kiểm toán, kiểm toán chuyên đề như là bước tiến mới của Kiểm toán Nhà nước nhằm đáp ứng mục tiêu nâng cao chất lượng kiểm toán. Trong những năm qua, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam cũng từng bước tiến hành các cuộc kiểm toán chuyên đề, như: Năm 2007, kiểm toán chuyên đề việc quản lý và sử dụng phí, lệ phí đường bộ 2 năm (2005-2006); năm 2008, kiểm toán chuyên đề việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản các Ban quản lý dự án một số bộ, ngành, địa phương; năm 2009, Tổng Kiểm toán Nhà nước đã quyết định tiến hành 4 cuộc kiểm toán chuyên đề (kiểm toán chuyên đề quản lý và sử dụng Quỹ dự trữ Quốc gia; kiểm toán chuyên đề quản lý và sử dụng kinh phí sự nghiệp môi trường giai đoạn 2006-2008; kiểm toán chuyên đề cấp bù lỗ các đầu mối nhập khẩu xăng, dầu giai đoạn 2006-2008; kiểm toán đề án tổ chức quản lý, dạy nghề và giải quyết việc làm cho người sau cai nghiện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh). Kết quả của các cuộc kiểm toán chuyên đề đều để lại những dấu ấn đáng kể trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước và để lại những bài học kinh nghiệm quí giá cho việc lập kế hoạch và thực hiện các cuộc kiểm toán tiếp theo, đồng thời chỉ ra những vấn đề cần lưu ý khi tiến hành kiểm toán chuyên đề, cụ thể như sau: (1) Tiêu chí để lựa chọn chủ đề cho một cuộc kiểm toán chuyên đề. Từ khái niệm, đặc trưng của cuộc kiểm toán chuyên đề cho thấy việc lựa chọn chủ đề để kiểm toán chuyên đề phải căn cứ trên các tiêu chí sau: - Chủ đề định tiến hành kiểm toán phải phát sinh tại nhiều cơ quan, đơn vị có mô hình hoạt động giống nhau và chức năng, nhiệm vụ tương đồng. - Chủ đề được lựa chọn thường là những nội dung, sự việc lặp đi lặp lại chứ không phải chỉ xảy ra một lần. Nghĩa là chủ đề đó phải là hoạt động thường xuyên của đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được lặp đi, lặp lại. - Chủ đề kiểm toán phải phù hợp với khả năng, trình độ và nguồn nhân lực của Kiểm toán Nhà nước. Việc lựa chọn chủ đề kiểm toán phải xuất phát từ năng lực cũng như trình độ nghiệp vụ chuyên môn hiện có của đội ngũ kiểm toán viên. Mỗi kiểm toán viên tham gia cuộc kiểm toán chuyên đề đều phải am hiểu tường tận về lĩnh vực lựa chọn kiểm toán và nội dung kiểm toán được phân công. (2) Việc lập kế hoạch kiểm toán phải chi tiết, cụ thể; kế hoạch kiểm toán ngoài việc thực hiện đúng qui định của Kiểm toán Nhà nước cần phải lưu ý một số vấn đề sau: - Kế hoạch kiểm toán phải cụ thể các mục tiêu kiểm toán, những mục tiêu này phải thể hiện được đặc thù của cuộc kiểm toán, bao quát hết lĩnh vực được kiểm toán và chi tiết theo từng nội dung kiểm toán. Việc cụ thể các mục tiêu kiểm toán phải đạt được yêu cầu vừa là mục tiêu cho cả cuộc kiểm toán và cũng là mục tiêu phải đạt được khi kiểm toán tại các đơn vị. - Kế hoạch kiểm toán phải chi tiết nội dung kiểm toán để ngay từ đầu từng tổ kiểm toán, từng kiểm toán viên phải nắm và hiểu rõ tất cả các nội dung phải tiến hành kiểm toán. Nội dung kiểm toán phải đầy đủ, phù hợp cho cả cuộc kiểm toán cũng như từng đơn vị cụ thể được kiểm toán. Quá trình thực hiện kiểm toán phải điều chỉnh kịp thời để phù hợp với thực tế trên cơ sở đáp ứng mục tiêu kiểm toán (việc điều chỉnh nội dung kiểm toán thực hiện theo đúng qui định của Kiểm toán Nhà nước). - Kế hoạch kiểm toán phải xây dựng được phương pháp, cách thức thu thập bằng chứng kiểm toán phù hợp với từng mục tiêu, nội dung kiểm toán. Phương pháp, cách thức thu thập bằng chứng kiểm toán trong kế hoạch kiểm toán phải chỉ rõ các tài liệu, số liệu cần thu thập; cách thức đối chiếu, đánh giá số liệu… - Kế hoạch kiểm toán phải xác định rõ những vấn đề mang tính trọng yếu; đánh giá và ước lượng đúng rủi ro kiểm toán để áp dụng phương pháp kiểm toán phù hợp. - Bố trí, sắp xếp nhân lực phải hợp lý và đồng đều giữa các tổ kiểm toán. Căn cứ vào mục tiêu, nội dung kiểm toán đã xác định cần lựa chọn các kiểm toán viên phù hợp với yêu cầu thực hiện nhiệm vụ để bảo đảm tính chuyên sâu cho hoạt động kiểm toán. Việc bố trí nhân lực phải đồng đều giữa các tổ kiểm toán để có các đánh giá, kết luận, kiến nghị xác đáng cùng hướng tới việc thực hiện mục tiêu kiểm toán và phù hợp với thực tế hoạt động của đơn vị. Điều kiện này là rất quan trọng vì kiểm toán chuyên đề được tiến hành tại các đơn vị có mô hình hoạt động, chức năng nhiệm vụ tương đồng nên lực lượng kiểm toán viên phải đồng đều để có cùng một cách nhìn, cùng một cách đánh giá, nhận xét đối với những sai sót, tồn tại của các đơn vị khác nhau. - Kế hoạch kiểm toán phải nêu rõ mục tiêu, nội dung, cách thức thu thập bằng chứng kiểm toán đối với các vấn đề cần đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực, hiệu quả (kiểm toán hoạt động). Riêng những mục tiêu và nội dung liên quan đến kiểm toán hoạt động phải được xây dựng kỹ lưỡng, công phu vì đây là loại hình kiểm toán đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao và kinh nghiệm kiểm toán của kiểm toán viên nhà nước chưa nhiều. (3) Chuẩn bị điều kiện, nhân lực kỹ lưỡng cho cuộc kiểm toán. Những điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toán phải được chuẩn bị chu đáo như điều kiện vật chất (các trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ kiểm toán…) đồng thời phải tổ chức tập huấn để kiểm toán viên nhận thức rõ về đơn vị được kiểm toán; nhận thức rõ nhiệm vụ phải thực hiện; nắm bắt và hiểu rõ cách thức tiến hành kiểm toán cũng như hướng xử lý các sai sót, vi phạm của đơn vị… để thực hiện một cách thống nhất giữa các kiểm toán viên cũng như các tổ kiểm toán. (4) Xây dựng được tiêu chuẩn, thước đo để đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả. Đây là điều kiện quyết định đến việc thực hiện thành công các mục tiêu, nội dung liên quan đến kiểm toán hoạt động trong kế hoạch kiểm toán được phê duyệt. Việc xây dựng tiêu chuẩn, thước đo để đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả có thể dựa vào hệ thống tiêu chuẩn, định mức có sẵn (do nhà nước ban hành hoặc đơn vị xây dựng), có thể phải tự xây dựng căn cứ vào qui trình hoạt động, so sánh giữa các đơn vị có qui mô hoạt động và nhiệm vụ tương đồng. Tiêu chuẩn, thước đo được xây dựng ngay khi lập kế hoạch kiểm toán, điều chỉnh kịp thời trong quá trình thực hiện kiểm toán và phải được áp dụng thống nhất trong toàn Đoàn kiểm toán. (5) Tổ chức, quản lý chặt chẽ hoạt động của đoàn kiểm toán và các tổ kiểm toán thông qua hình thức báo cáo, kiểm tra, soát xét. Duy trì tốt mối quan hệ trao đổi thông tin giữa Tổ trưởng với Trưởng đoàn, giữa Tổ trưởng với các kiểm toán viên và giữa các Tổ kiểm toán để bảo đảm thống nhất trong hoạt động kiểm toán, phổ biến kịp thời những thay đổi về nội dung kiểm toán, cách thức tiến hành kiểm toán cũng như kinh nghiệm kiểm toán mà các kiểm toán viên thu thập được trong quá trình kiểm toán. (6) Xây dựng được hệ thống mẫu biểu phù hợp để thu thập đầy đủ các thông tin, tài liệu, số liệu phục vụ hoạt động kiểm toán. Thiết kế mẫu biên bản kiểm toán và báo cáo kiểm toán phù hợp với mẫu biểu do ngành qui định và bổ sung thêm mẫu biểu, kết cấu mẫu biểu phù hợp với yêu cầu của cuộc kiểm toán. Nhất là các chỉ tiêu, mẫu biểu liên quan đến việc đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực của việc quản lý sử dụng các nguồn lực kinh tế, tài chính./.
Tài liệu tham khảo:
Báo kiểm toán việc quản lý và sử dụng phí, lệ phí đường bộ 2 năm (2005-2006) của Cục Đường bộ Việt Nam;
Báo cáo kiểm toán chuyên đề việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản các Ban quản lý dự án một số bộ, ngành, địa phương.
Hoàng Hàm - Kiểm toán Nhà nước