Ths Bùi Thị Minh Hải
Kiểm soát hoạt động thanh toán với khách hàng được coi là một nội dung công việc cần phải thực hiện tốt nhằm đảm bảo đúng đắn quyền lợi và tài sản của doanh nghiệp.
Đặc điểm hoạt động thanh toán với khách hàng trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam
Khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp may mặc Việt Nam
Lợi ích của doanh nghiệp trong trường hợp đối tác ký hợp đồng là nhà nhập khẩu trực tiếp thể hiện ở việc doanh nghiệp có thể thỏa thuận với khách hàng mức giá gia công cao do không phải tốn kém chi phí trung gian, số lượng hàng cho từng đơn hàng lớn, có lợi thế về tính ổn định nguồn hàng và đảm bảo năng suất lao động.
Trong trường hợp khách hàng là trung gian thương mại hoặc bên ủy thác gia công, đơn giá gia công của doanh nghiệp sẽ bị giảm bởi sự xuất hiện các chi phí trung gian, chẳng hạn, bên giao gia công (ủy thác gia công) thường được hưởng 3 trên tổng giá trị hợp đồng sản xuất sản phẩm mà không phải thực hiện bất cứ hoạt động sản xuất nào.
Phương thức thanh toán với khách hàng
Hiện nay, phương thức thanh toán phổ biến với khách hàng nước ngoài tại các doanh nghiệp may mặc Việt Nam là: phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T), chuyển tiền bằng thư (M/T) hoặc thông qua thư tín dụng (L/C) mà chủ yếu là L/C không thể hủy ngang.
Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động thanh toán với khách hàng
Thủ tục kiểm soát cần đề cập đầu tiên là: doanh nghiệp may mặc nên thiết kế các quy định rõ ràng về đánh giá và lựa chọn khách hàng. Khách hàng tạo ra nguồn thu để duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp, nhưng đồng thời, khách hàng có thể tạo ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, khiến nhà quản lý cần phải có cách thức kiểm soát tốt để hạn chế thiệt hại như: khách hàng chậm thanh toán hoặc không thanh toán... Để có được các khách hàng tốt (nguồn hàng dồi dào, ổn định, năng suất của đơn hàng cao,...) thì cần phải phát huy tối đa tính năng động của bộ phận kinh doanh trong tìm kiếm đối tác mới, trên cơ sở duy trì tốt mối quan hệ với các khách hàng sẵn có. Trong trường hợp ký kết hợp đồng với trung gian thương mại, thì cần phải có đầy đủ thông tin về tư cách pháp nhân của họ, đồng thời phải thực hiện những đàm phán cần thiết để nâng đơn giá gia công, hạn chế tối thiểu các chi phí trung gian.
Các quy định về phương thức thanh toán với khách hàng cũng rất quan trọng. Thực tế cho thấy, việc thanh toán bằng phương thức chuyển tiền (kể cả M/T hoặc T/T) đều có rủi ro cao hơn so với thanh toán thông qua tín dụng thư, vì vậy, quy định về lựa chọn phương thức thanh toán cũng được coi là một thủ tục kiểm soát cần thiết nhằm hạn chế tối thiểu các phương thức có thể gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp ở mức độ cao, từ đó khuyến khích hoặc bắt buộc phải lựa chọn thanh toán thông qua L/C. Tuy vậy, cần phải quan tâm rà soát các điều khoản được đàm phán, thỏa thuận và ký kết nhằm đảm bảo khoảng thời gian thanh toán hợp lý, và quyền lợi chắc chắn cho doanh nghiệp.
Ngay cả trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng vẫn cần phải kiểm soát chặt chẽ bằng các quy định rõ ràng. Trước hết, doanh nghiệp cần phải yêu cầu người mua mở L/C đúng hạn bằng nhiều cách như: điện thoại, fax, telex hoặc trực tiếp gặp gỡ đại diện của đối tác. Với hợp đồng lớn, doanh nghiệp may mặc có thể sử dụng hình thức đặt cọc P.B (performance bond), có nghĩa là cả hai bên đặt cọc tại ngân hàng từ 2 - 5 giá trị hợp đồng để ràng buộc về quyền lợi và trách nhiệm với nhau. Khi được thông báo chính thức về L/C đã được mở, cần kiểm tra kỹ về tính chân thực của L/C và nội dung L/C. Do sự phát triển của công nghệ thông tin, bên bán hiện nay có thể nhận trực tiếp L/C từ người mua hoặc từ ngân hàng mở L/C. Tuy nhiên, nên nhận L/C từ ngân hàng thông báo vì ngân hàng có khả năng kiểm tra tính thật, giả của L/C tốt hơn.
Cơ sở kiểm tra L/C là hợp đồng ngoại thương mà hai bên đã ký. Trong trường hợp kiểm tra L/C của một hợp đồng bổ sung thì không những chỉ dựa vào hợp đồng bổ sung mà còn dựa vào hợp đồng gốc. Việc kiểm tra L/C cần phải được thực hiện hết sức cẩn thận vì nếu không phát hiện được sự khác biệt giữa L/C và hợp đồng mà người bán vẫn giao hàng thì nguy cơ không được thanh toán với người bán rất lớn.
Quy định về lập bộ chứng từ thanh toán: Người bán phải lập bộ chứng từ thanh toán sao cho hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của L/C. Bộ chứng từ thanh toán thường bao gồm: Bộ vận đơn gốc hoặc ECR (chứng nhận đã nhận hàng của các hãng tàu), Hóa đơn thương mại (B/L), Chi tiết đóng gói (P/L), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần, Giấy phép xuất khẩu (Visa, E/L, E/C) nếu cần, Chứng từ bảo hiểm nếu bán theo CIF.
Nợ phải thu khách hàng trong các doanh nghiệp may mặc có thể rất đa dạng, liên quan đến nhiều đối tượng nợ khác nhau như: nhà nhập khẩu trực tiếp, các trung gian thương mại, bên ủy thác gia công hoặc các cửa hàng, đại lý nếu doanh nghiệp có tiêu thụ nội địa. Các quy định về kiểm soát công nợ sau bán hàng thực sự rất cần thiết để đảm bảo tài sản của doanh nghiệp không bị thất thoát hoặc chiếm dụng, đồng thời góp phần ổn định và nuôi dưỡng nguồn thu cho việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục. Thiết kế các quy định về kiểm soát công nợ cần phải đảm bảo yêu cầu xác định đầy đủ và rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong trình tự quản lý và thu hồi nợ phải thu của khách hàng và lưu giữ các chứng từ có liên quan. Theo đó, kế toán công nợ phải thực hiện theo dõi chi tiết đến từng khách hàng theo từng hợp đồng và theo từng mã hàng. Việc thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng cũng rất quan trọng, bởi nợ phải thu khách hàng không chỉ đơn thuần phát sinh sau khi bán hàng hoặc xuất khẩu hàng đi nước ngoài, mà nó có thể phát sinh ngay khi bắt đầu hợp đồng gia công. Chẳng hạn, theo yêu cầu hoặc chỉ định của khách hàng từ nước ngoài, doanh nghiệp thực hiện việc cung ứng một số loại nguyên phụ liệu cho sản xuất và thực hiện việc thanh toán hộ khách hàng, vì vậy, tổng số nợ đòi khách hàng phải lớn hơn doanh thu từ các hợp đồng. Bên cạnh đó, trong cùng một thời điểm, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều hợp đồng với cùng một khách hàng nhưng thời gian kết thúc các đơn hàng lại khác nhau. Doanh nghiệp không thể chờ đợi đến khi tất cả các đơn hàng kết thúc mới thực hiện đối chiếu công nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán mà phải thực hiện theo nguyên tắc: xong đơn hàng nào thì thanh toán dứt điểm đơn hàng đó. Như vậy, nếu không thực hiện việc đối chiếu giữa hai bên, số liệu về nợ phải đòi khách hàng có thể khó chính xác, gây thiệt hại về tài sản cho doanh nghiệp. Trên thực tế, do đối chiếu công nợ với khách hàng không tốt, kế toán thanh toán ở một doanh nghiệp thuộc diện điều tra đã gửi fax thông báo cho khách hàng nước ngoài số tiền đòi nợ thấp hơn số đáng lẽ phải đòi.
Báo cáo tình hình công nợ chi tiết đến từng khách hàng về số tiền nợ, thời gian nợ,... định kỳ hoặc bất thường theo yêu cầu của nhà quản lý là thủ tục kiểm soát rất quan trọng nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ về tình hình nợ phải thu khách hàng, từ đó giúp cho nhà quản lý có thể biết được rõ về tình hình tài chính của doanh nghiệp, có căn cứ để cân đối thu chi, và quan trọng hơn, có những biện pháp ứng phó kịp thời nếu khách hàng có những dấu hiệu như chậm thanh toán hoặc không thanh toán. Chẳng hạn nếu nợ quá hạn nhỏ hơn thời hạn ba tháng thì phải đốc thúc khách hàng trả nợ một cách thường xuyên bằng văn bản thông báo; nếu khoản nợ quá hạn lớn hơn 3 tháng, tổ đòi nợ của doanh nghiệp phải đến tận nơi yêu cầu khách hàng thanh toán và lập biên bản làm việc (nếu là khách hàng trong nước), hoặc xác nhận nợ qua thư điện tử bằng văn bản nếu là khách hàng nước ngoài...
Như vậy, hoạt động thanh toán với khách hàng trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam hiện nay đã và đang thể hiện nhiều lỗ hổng kiểm soát. Rủi ro trong thanh toán với khách hàng nước ngoài đều được nhiều nhà quản lý trong doanh nghiệp may mặc nhìn nhận là nghiêm trọng, nhưng các chính sách và thủ tục để kiểm soát loại rủi ro này chưa được thiết kế và vận hành hữu hiệu, và nó vẫn là mối nguy có thể xảy ra bất cứ lúc nào đe dọa đến doanh thu, lợi nhuận và kết quả hoạt động của các doanh nghiệp may mặc này. Việc thực hiện các quy định về đánh giá, lựa chọn khách hàng tốt, các phương thức thanh toán có lợi cho doanh nghiệp, việc kiểm tra các chứng từ thanh toán, việc theo dõi và báo cáo công nợ của khách hàng,... luôn được coi là những thủ tục kiểm soát cần thiết và quan trọng để nhà quản lý các doanh nghiệp may mặc có thể đạt được mục tiêu bảo vệ tài sản và quyền lợi đúng đắn của mình trong hoạt động thanh toán quốc tế./.
Tài liệu tham khảo
1. Dương Hữu Hạnh, Quản trị rủi ro xí nghiệp trong nền kinh tế toàn cầu, Nhà xuất bản Tài chính, 2009
2. GS.TS Nguyễn Quang Quynh (chủ biên), Giáo trình Kiểm toán hoạt động, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, 2009.
3. GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, ThS. Kim Ngọc Đạt, Quản trị Ngoại thương, Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội, 2009.
4. Tổng Công ty cổ phần May 10, Tài liệu về kiểm soát công nợ phải thu, 2008
5. www.vinatex.com
(Nguồn: Tạp chí Nghiên cứu Khoa học kiểm toán số 38, tháng 12.2010)