ThS.Trần Phương Thùy - Học viện Ngân hàng
Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp, các tổ chức đang đứng trước rất nhiều cơ hội và thách thức. Làm thế nào để có thể tạo ra lợi nhuận cao, thu hút nhiều cổ đông mà vẫn mở rộng quy mô và phát triển bền vững? Đây là một bài toán không dễ đối với các nhà quản lý. Như chúng ta biết, việc đạt được lợi nhuận cao hay thấp thì chưa thể đủ cơ sở để có thể đánh giá doanh nghiệp, tổ chức hay đơn vị đó là kinh doanh có hiệu quả hay không. Bởi lẽ điều này còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng các yếu tố đầu vào như thế nào, sản phẩm đầu ra có chất lượng và phát triển bền vững hay không…? Với xu hướng phát triển hiện nay để có thể đạt được những mục tiêu trong kinh doanh, sản xuất thì các doanh nghiệp, các tổ chức cần thường xuyên thẩm định, kiểm tra và đánh giá tính trung thực của thông tin tài chính (kiểm toán báo cáo tài chính) và phải tập trung vào việc đánh giá tính hiệu năng, hiệu quả và tính kinh tế của các hoạt động (kiểm toán hoạt động). Kiểm toán hoạt động là một trong những loại hình kiểm toán được chú ý tới trong giai đoạn gần đây. Có nhiều quan điểm về kiểm toán hoạt động đã được các tổ chức lớn trên thế giới đề cập: như Tuyên bố LIMA tại đại hội X (tháng 10.1997) của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI); Viện kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Auditor- IIA)…các quan điểm của các tổ chức này có sự thống nhất về chức năng, đối tượng và mục tiêu của kiểm toán hoạt động. Trong đó mục tiêu của kiểm toán hoạt động là: kiểm toán hiệu lực của hệ thống thông tin và quản trị nội bộ (gọi tắt là kiểm toán hiệu lực), kiểm toán hiệu quả hoạt động (gọi tắt là kiểm toán hoạt động) và kiểm toán hiệu năng quản lý (gọi tắt là kiểm toán hiệu năng). Bài viết này xin được đề cập tới việc vận dụng phương pháp kiểm toán trong đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lý của hoạt động cung ứng trong lĩnh vực sản xuất- kinh doanh.
Hoạt động cung ứng là hoạt động cơ bản nằm ở giai đoạn đầu tiên trong quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp. Hoạt động này có vai trò cung cấp các yếu tố đầu vào cần thiết và quyết định sự thành công của sản xuất và tiêu thụ. Chính vì vậy, tính hiệu quả, hiệu năng quản lý của hoạt động cung ứng được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Hiệu quả và hiệu năng của hoạt động cung ứng được đánh giá trong quan hệ kết quả của quá trình cung ứng như giá trị sản lượng được mua vào hoặc giá trị sản phẩm hoàn thành, giá trị sản xuất gia tăng. Hoặc theo một cách gián tiếp thì hiệu quả, hiệu năng quản lý của hoạt động cung ứng được đánh giá thông qua hệ thống chỉ tiêu kết quả cuối cùng: doanh thu bán hàng, lợi nhuận hoặc thu nhập.
Để có thể đánh giá hiệu quả, hiệu năng của hoạt động cung ứng trong quá trình kiểm toán thì cần phải tiến hành các bước sau.
Bước một: mô tả và lý giải các phát hiện kiểm toán
Bản chất của việc mô tả và lý giải các phát hiện kiểm toán chính là biểu hiện chức năng xác minh trong kiểm toán. Để mô tả các phát hiện kiểm toán, kiểm toán viên có thể sử dụng các công cụ: bảng tường thuật, hoặc lưu đồ để ghi chép các yếu tố thu nhận được. Để lí giải được những điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động cung ứng trong doanh nghiệp thì các kiểm toán viên cần chú ý tới các trắc nghiệm về tính thường xuyên của trình tự của hoạt động cung ứng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời, các kiểm toán viên có thể sử dụng kết hợp các phương pháp phân tích nói chung (tương quan, loại trừ, chi tiết hóa) hoặc phương pháp phân tích thống kê (chỉ số, so sánh, hồi quy…) hoặc phân tích tài chính. Trong đó, thủ tục phân tích chi tiết được sử dụng cho cả những thông tin về mặt lượng (số lượng sản phẩm mua, chi phí mua hàng, chi phí bảo quản hàng hóa) và những thông tin phi tài chính (phương pháp điều hành, trình tự quản lý) thông qua việc so sánh các thông tin tài chính kỳ này với kỳ trước, thực tế và kế hoạch, thực tế và dự toán để nhận định những yếu tố bất thường, định hướng cho những phát hiện kiểm toán; nghiên cứu mối liên hệ của các thông tin tài chính với nhau và nghiên cứu mối liên hệ thông tin tài chính và phi tài chính để thấy những điểm bất hợp lý từ đó định hướng và tìm kiếm những lí giải cho vấn đề. Để thực hiện các thủ tục trên, kiểm toán viên sử dụng các phương pháp kỹ thuật thu thập sau: quan sát kết hợp với khảo sát, thăm dò, phỏng vấn, gửi phiếu xác nhận hoặc xem xét quy trình của hoạt động cung ứng từ đầu tới cuối hoặc ngược lại v.v…
Trên cơ sở mô tả những phát hiện kiểm toán, kiểm toán viên đánh giá được thực trạng hoạt động cung ứng và từ đó xem xét ảnh hưởng của phát hiện kiểm toán tới những hoạt động có liên quan. Để thực hiện được điều này các kiểm toán viên cần tiến hành xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá để xác định tiêu chuẩn đo lường về hoạt động.
Bước hai: Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lý
Theo nghiên cứu của GS.TS.Nguyễn Quang Quynh, hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý được khái quát như sau:
Nhóm II: Nhóm tiêu chí đánh giá hiệu quả của hoạt động cung ứng
II.01. Sức sản xuất: được xác định bằng tỉ suất bán hoặc tiêu dùng so với hàng thực mua.
Rõ ràng tiêu chí này phản ánh được thời gian luân chuyển của hàng mua như thế nào. Nếu tỷ suất này tăng chứng tỏ thời gian lưu kho của hàng mua là ngắn nên chi phí lưu kho ít tốn kém, và ngược lại.
• II.01.01. Sức sản xuất của chi phí mua: được xác định bằng giá trị hoặc sản lượng hàng mua bình quân một đồng chi phí.
Tiêu chí này phản ánh hiệu quả của việc sử dụng vốn trong hoạt động cung ứng (mua hàng hóa).
• II.01.02. Sức sản xuất của sức lao động: được xác định bằng số đơn hàng bình quân một nhân viên và giá trị bình quân một đơn hàng.
• II.01.03. Sức sản xuất của tài sản cố định: được xác định bằng khối lượng hoặc giá trị hàng hóa lưu chuyển bình quân 1 m2 kho hàng.
II.02. Mức tiết kiệm chi phí mua hàng
Mức tiết kiệm chi phí mua hàng được đánh giá bằng mức tiết kiệm tuyệt đối và tương đối của chi phí mua hàng nói chung và tính bình quân cho từng yếu tố của quá trình mua.
Mức tiết kiệm tuyệt đối của chi phí mua hàng là mức giảm của chi phí mua hàng khi số lượng hàng mua vẫn được đảm bảo. Mức tiết kiệm tương đối là mức độ tăng nhanh hơn của số lượng và giá trị hàng mua so với chi phí mua hàng.
Để đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng, các kiểm toán viên bên cạnh việc xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá thì cần phải xác định các tiêu chuẩn đo lường thích hợp với những số gốc và qui tắc gốc như: sức sản xuất kế hoạch hoặc mức chi phí mua hàng, số lượng hàng mua kế hoạch được đưa ra, hay các kiểm toán viên cũng cần quan tâm tới sức sản xuất của kỳ trước…v.v
Nhóm III: Nhóm đánh giá hiệu năng quản lý hoạt động cung ứng
III.01. Mức đảm bảo nguồn lực cho cung ứng
• III.01.01. Mức đảm bảo nguồn lực tài chính cho cung ứng
Để đánh giá được tiêu chí này, kiểm toán viên cần xem xét dự toán tài chính của doanh nghiệp dùng cho hoạt động cung ứng như thế nào.
• III.01.02. Mức đảm bảo lao động cho cung ứng (số nhân viên thu mua)
• III.01.03. Mức đảm bảo kho tàng cho cung ứng
III.02. Mức kết quả đạt được so với mục tiêu
• III.02.01. Số đơn hàng không được thực hiện
• III.02.02. Chênh lệch hàng mua so với dự kiến
• III.02.03. Tỉ suất hàng hóa cung ứng đúng mục tiêu (số lượng, chất lượng)
Bên cạnh đó, hoạt động cung ứng còn đòi hỏi tính năng động cao, vì vậy khi đánh giá hiệu năng của hoạt động này, chúng ta cần quan tâm tới nhóm tiêu chí về tính năng động của bộ phận cung ứng:
III.03. Tính năng động của bộ phận cung ứng
• III.03.01. Số lần mở thầu cung ứng
• III.03.02. Chi phí điện thoại và các giao dịch khác/1 nhân viên so với định mức
• III.03.03. Số mặt hàng mới hoặc nhà cung ứng mới được lựa chọn
• III.03.04. Tần suất giao dịch với các bộ phận khác (kho, thanh toán, quỹ, sản xuất…)
Trên cơ sở hệ thống tiêu chí được xây dựng, kiểm toán viên cũng cần xác định những tiêu chuẩn đảm bảo tính toàn diện, tính hiện thực và khả năng so sánh làm cơ sở đánh giá hoạt động. Những tiêu chuẩn có thể được sử dụng như những thông tin từ kế hoạch, dự toán được xây dựng, hạn mức tồn kho hay định mức nguyên vật liệu tiêu hao...Từ những tiêu chuẩn và hệ thống tiêu chí được xây dựng, các kiểm toán viên cần phải ứng dụng các phương pháp kiểm toán: phương pháp đối chiếu trực tiếp và phương pháp đối chiếu logic để thấy được sự vận động của các hiện tượng cần đánh giá. Cụ thể, phương pháp đối chiếu trực tiếp được thực hiện thông qua việc đối chiếu các chỉ tiêu kỳ này với kỳ trước để nghiên cứu động thái của các mặt hoạt động tương ứng với các chỉ tiêu đó; đối chiếu giữa số dự toán, định mức, kế hoạch và số thực tế để đánh giá mức độ hoàn thành, mức độ phấn đấu thực hiện các mục tiêu hay mức độ tiết kiệm hay lãng phí của các hoạt động. Phương pháp đối chiếu logic được thực hiện thông qua xem xét nghiên cứu mối liên hệ về trị số của các chỉ tiêu có thể có mức biến động khác nhau hoặc theo các hướng khác nhau, ví dụ: lượng hàng mua bình quân một đồng chi phí tăng có thể kéo theo số đơn hàng bình quân một nhân viên tăng, hoặc khi số đơn hàng bình quân một nhân viên tăng (số nhân viên không đổi) thì mức độ đảm bảo cho kho tàng cung ứng cũng cần được xem xét...v.v.
Bước ba: Đưa ra giải pháp để sửa chữa, cải tiến hoạt động
Từ những đánh giá kết hợp với các phân tích soát xét được sử dụng, các kiểm toán viên đề xuất những giải pháp, kiến nghị để sửa chữa, cải thiện hoạt động. Những đề xuất từ quá trình kiểm toán cần được trình bày để nhà quản lý (quản lý bộ phận cung ứng hoặc nhà quản lý cấp cao…) trong đơn vị xem xét, nghiên cứu và triển khai kịp thời.
Như vậy, với việc sử dụng phương pháp kiểm toán cùng việc xây dựng hệ thống tiêu chí trong đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý chúng ta sẽ đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động cung ứng, từ đó đưa ra các giải pháp kịp thời, cùng những đóng góp tích cực của những nhà quản lý hoạt động cung ứng./.
Theo Tạp chí Kiểm toán số 4/2012