Theo đó, Kế hoạch tổng thể nhằm xác định rõ các nội dung công việc, hoạt động cần hoàn thành theo thứ tự thời gian, phục vụ việc tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14 của Ban Tổ chức. Kế hoạch tổng thể là công cụ giúp Ban Tổ chức Đại hội ASOSAI 14 theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các công việc chính liên quan đến từng Tiểu ban và các đơn vị có liên quan; là cơ sở để các Tiểu ban xây dựng Kế hoạch hoạt động và các Kịch bản chi tiết theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Quyết định quy định rõ trách nhiệm công việc của các Tiểu ban: Nội dung, Tài chính – Hậu cần, Lễ tân – Khánh tiết, Thông tin – Tuyên truyền, An Ninh – Y tế, Tổ thư ký, cụ thể:
Tiểu ban Nội dung - Thư ký có nhiệm vụ: Xây dựng và triển khai Kịch bản chi tiết cho từng hoạt động của Đại hội; Xây dựng phương án bỏ phiếu tại Đại hội; Chuẩn bị nội dung, tài liệu của KTNN Việt Nam tại Đại hội và các cuộc họp; Tổng hợp Bộ tài liệu của Đại hội; Xây dựng tài liệu và tổ chức tập huấn nhân sự phục vụ Đại hội về ASOSAI, kinh nghiệm tổ chức Đại hội ASOSAI; Thống nhất phân công nhiệm vụ giữa KTNN với vai trò là chủ nhà và các bên liên quan trong ASOSAI trong công tác tổ chức Đại hội ASOSAI 14; Đề xuất cơ cấu, thành phần đoàn KTNN, khách mời trong nước, quốc tế tham dự Đại hội và các sự kiện có liên quan; Đề xuất người chủ trì điều hành các cuộc họp của Đại hội (KTNN và bên ngoài); Đề xuất danh sách và tổ chức biên, phiên dịch, dẫn chương trình Đại hội và các cuộc họp; Tổ chức công tác thư ký và ghi chép biên bản, ghi âm tất cả cuộc họp của Đại hội; Chuẩn bị nội dung báo cáo tổng kết Đại hội và ấn phẩm sau Đại hội.
Tiểu ban Tài chính - Hậu cần: Xây dựng và triển khai các Kịch bản chi tiết về lĩnh vực tài chính, hậu cần; Bố trí kinh phí chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14; Hỗ trợ tổ chức tiệc chiêu đãi của SAI thành viên ASOSAI; In tài liệu Đại hội trước và trong quá trình diễn ra Đại hội.
Tiểu ban Lễ tân – Khánh tiết: Xây dựng và triển khai các kịch bản chi tiết; Tổ chức chu đáo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác tất cả các thông tin của Ban Tổ chức, các thông tin về Đại hội và là đầu mồi liên lạc kết nối giữa Ban Tổ chức Đại hội với đại biểu và khách mời; Bố trí và tập huấn đội ngũ Liên lạc viên (LO) phụ trách các đoàn đại biểu.
Tiểu ban Thông tin – Tuyên truyền: Xây dựng và triển khai các kịch bản chi tiết về lĩnh vực thông tin và tuyên truyền; Xây dựng, vận hành và cập nhật thông tin trên Trang thông tin điện tử của Đại hội; Tổ chức thiết kế, sản xuất Bộ nhận diện và các sản phẩm sử dụng Bộ nhận diện của Đại hội ASOSAI 14, gồm: Pin cài áo; Giấy viết thư, phong bì, cặp tài liệu, giấy mời, thẻ (đại biểu, phóng viên, Ban Tổ chức, liên lạc viên, hành lý), túi; Quà tặng (Trưởng đoàn, đại biểu tham dự, người đi cùng, đại biểu trong nước); Biển tên, biển đón tại sân bay; Băng-rôn tuyên truyền trên đường phố, pa-nô, cờ phướn, phông (hội nghị, tiệc chiêu đãi), giá xten-đi, ấn phẩm thông tin quảng bá; Trang trí xe ôtô, đề-can dán (ôtô, hàng hóa); Sổ tay thông tin Đại hội, Sổ tay hội nghị chuyên đề, Sổ tay chương trình tham quan, văn hóa, Sổ tay của Liên lạc viên, Sổ tay các loại; Cặp đại biểu; Trang phục của Ban tổ chức, Liên lạc viên.
Tiểu ban Anh ninh - Y tế: Xây dựng và triển khai các kịch bản chi tiết về lĩnh vực An ninh và Y tế: Đảm bảo an ninh hàng không, hải quan, an toàn và an ninh về người và trang thiết bị, tài sản tại các điểm xuất-nhập cảnh, các địa điểm tổ chức Đại hội, sự kiện, hành trình đi lại của đại biểu trong lãnh thổ Việt Nam; Đảm bảo an ninh cho các hoạt động của lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước; Bố trí an ninh, xe cảnh sát dẫn đường cho từng hoạt động, sự kiện và các địa điểm tổ chức Đại hội; Cấp thị thực nhanh chóng và thuận lợi cho các đại biểu tham dự Đại hội; Bố trí phương án phòng cháy chữa cháy; Bố trí công tác y tế, phương án cấp cứu khẩn cấp cho từng hoạt động, sự kiện tại các địa điểm tổ chức Đại hội; Bố trí bệnh viện, trung tâm khám chữa bệnh thuận tiện, trạm y tế tại chỗ, bác sĩ và xe cứu thương trực tại địa điểm tổ chức Đại hội và địa điểm lưu trú; Kiểm tra và đảm bảo công tác đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và môi trường cho từng hoạt động công tác, sự kiện của Đại hội; Đảm bảo các yêu cầu khác về an ninh và y tế theo thông lệ của Đại hội ASOSAI.
Về tổ chức thực hiện: Thời gian triển khai: Từ tháng 5/2017 đến tháng 12/2018; Ban Tổ chức chủ trì công tác chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14 báo cáo Ban Chỉ đạo về kết quả tổ chức thực hiện. Ban Tổ chức có trách nhiệm phối hợp với các Bộ, ngành liên quan chỉ đạo các Tiểu ban xây dựng Kế hoạch, Kịch bản chi tiết và tổ chức thành công Đại hội; Vụ Hợp tác quốc tế của KTNN là đơn vị thường trực, đầu mối trao đổi thông tin, theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các Tiểu ban và đơn vị có liên quan, báo cáo Lãnh đạo KTNN, Ban Tổ chức về tiến độ chuẩn bị, tổ chức Đại hội; Các Tiểu ban bám sát chức năng, nhiệm vụ của Tiểu ban, chủ động tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công theo nguyên tắc chủ trì – phối hợp trên cơ sở Kế hoạch tổng thể chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14, định kỳ hoặc đột xuất báo cáo Ban Tổ chức; Tổ Thư ký là cơ quan giúp việc của Ban Tổ chức và Ban Chỉ đạo, là đầu mối giữ liên hệ thường xuyên giữa Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức với các Tiểu ban; thực hiện công tác hành chính, lưu trữ thông tin, tài liệu chuẩn bị và tổ chức Đại hội; Thư ký của các Tiểu ban là đầu mối tiếp nhận, lưu trữ thông tin, tài liệu của Tiểu ban; tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Tiểu ban về công việc của Tiểu ban; theo dõi, đôn đốc các thành viên Tiểu ban thực hiện nhiệm vụ đảm bảo tiến độ và cung cấp tài liệu cho Vụ Hợp tác quốc tế, Tổ Thư ký Ban Chỉ đạo và Ban Tổ chức; Năm 2017 Ban Tổ chức họp định kỳ 3 tháng/lần; năm 2018 Ban Tổ chức họp hàng tháng hoặc đột suất theo yêu cầu để thảo luận và báo cáo kết quả công việc với Trưởng Ban Tổ chức, Trưởng Ban Chỉ đạo. Các Tiểu ban tổ chức họp định kỳ 2 tháng/lần hoặc đột xuất theo yêu cầu về công tác chuẩn bị Đại hội ASOSAI 14.
Trong quá trình thực hiện, các Tiểu ban chủ động đề xuất, thường xuyên báo cáo tiến độ công việc với Ban Tổ chức, kịp thời báo cáo Ban Tổ chức những khó khăn, vướng mắc để có phương án giải quyết; có thể điều chỉnh, bổ sung kế hoạch khi cần thiết và theo yêu cầu thực tế./.
Thanh Trang./.