Kiểm toán hoạt động với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực sẽ là một công cụ hữu ích để tạo dựng một “bàn tay vô hình” trong việc cải thiện chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị. Tuy nhiên, để đưa ra ý kiến và kết luận về tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực đòi hỏi kiểm toán viên phải “nhận biết” được kết quả của hoạt động. Ngoài việc sử dụng các “dữ liệu” trong hệ thống thông tin quản lý của đơn vị, kiểm toán viên cũng cần tự thực hiện các phương pháp riêng để thu thập các chỉ tiêu về kết quả hoạt động mà đơn vị không hoặc không có khả năng cung cấp. Các phương pháp này được gọi chung là đo lường và đánh giá.
1. Khái niệm về đo lường và đánh giá
Có nhiều quan niệm về đo lường và đánh giá, đặc biệt là có sự khác nhau giữa khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, giữa các chỉ tiêu định tính và chỉ tiêu định lượng. Trong thực tế, đánh giá và đo lường có thể được dùng thay thế nhau do chúng có nội hàm gần giống nhau.
Đánh giá trong bài viết này được hiểu là “sự mô tả, lý giải sự có mặt hay vắng mặt (tần suất, mức độ…) của đặc tính cần đánh giá (số lượng, thái độ, kỹ năng, nhu cầu…)”. Như vậy bất kỳ thủ pháp nào được sử dụng để tập hợp, thu thập thông tin (quan sát, phỏng vấn, nghiên cứu hồ sơ, nghiên cứu văn bản, nghiên cứu sản phẩm, bảng hỏi, trắc nghiệm…) về đối tượng nhằm mục đích nào đó (cơ sở đưa ra quyết định, đánh giá hiệu quả, so sánh với mức chuẩn…) đều được coi là đánh giá.
Đo lường trong kiểm toán hoạt động “là việc sử dụng những thủ pháp, kỹ thuật nhằm lượng hoá sự vật, hiện tượng phục vụ cho mục tiêu đánh giá”. Đo lường liên quan đến việc phạm trù hoá các sự kiện, hiện tượng hay thuộc tính theo bản chất/tiêu chí (định tính) hoặc liên quan đến việc sử dụng các con số vào quá trình lượng hoá các sự kiện, hiện tượng hoặc thuộc tính (định lượng).
Như vậy, về mặt tác nghiệp, đo lường và đánh giá là việc kết hợp các phương pháp kỹ thuật theo một trình tự nhất định để phản ánh kết quả của hoạt động.
Vai trò của đo lường và đánh giá kết quả thực hiện |
· Nếu không đo lường được kết quả thì không thể chỉ ra thành công hay thất bại
· Nếu không chỉ ra các thành công thì không thể khuyến khích các nhân tố tốt
· Nếu không khuyến khích các nhân tố tốt có thể khuyến khích các thất bại
· Nếu khuyến khích các thất bại sẽ đẩy lùi sự phát triển
· Nếu không nhận biết được hạn chế thì không thể cải thiện hoạt động
=> Nếu có thể đo lường được kết quả chúng ta có thể cải thiện hoạt động (Seminar on Performance Indicators – Economics & Social Sector)
|
2. Xây dựng thước đo
Trước khi tiến hành các bước đo lường kết quả thì kiểm toán viên phải xác định được thước đo. Tuy nhiên, do đối tượng đo lường để đánh giá tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực không chỉ bao gồm các chỉ tiêu định lượng mà bao gồm cả các chỉ tiêu định tính nên việc đo lường thường phức tạp, không chính xác và khó đo lường trực tiếp. Do đó, để xây dựng được thước đo đảm bảo phục vụ tốt cho việc đánh giá đầu ra theo mục tiêu, chiến lược cũng như tạo được mối liên kết từ đầu vào đến đầu ra và từ đầu ra đến kết quả thì quá trình thiết kế công cụ đo lường đòi hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc, quy trình và kỹ thuật thống nhất; người thiết kế phải biết cách phân tích, đánh giá kiểm tra các đặc tính thiết kế, các đặc tính đo lường của công cụ trước khi dùng những công cụ này đánh giá, thu thập số liệu. Các thước đo thường dùng để đánh giá kết quả hoạt động gồm: thước đo số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.
- Thước đo số lượng: Phản ánh kết quả thông qua số lượng sản phẩm đầu ra. Tuy nhiên do tính phức tạp và đa dạng của kết quả đầu ra nên thước đo số lượng không thể phản ánh toàn bộ kết quả thu được mà thường được dùng kết hợp với các thước đo chất lượng, thời gian và chi phí.
- Thước đo chất lượng: Phản ánh tiêu chuẩn của các loại hàng hoá do các đơn vị cung cấp dựa vào nhu cầu xã hội. Các loại đầu ra khác nhau có các tiêu chuẩn chất lượng khác nhau. Những tiêu chuẩn cơ bản để đo lường chất lượng: tính chính xác; tính hoàn chỉnh; tính dễ tiếp cận; tính kịp thời; tuân thủ các chuẩn mực pháp luật và chính sách của chính phủ; thoả mãn nhu cầu người sử dụng…
Tiêu chí chất lượng thường là sự kết hợp của một vài tiêu chí khác để biểu thị mức độ mà khách hàng hài lòng, chẳng hạn tính kịp thời, tính chính xác trong việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ...
- Thước đo thời gian: Thước đo thời gian cung cấp các thông số về thời điểm, số lần luân chuyển hoặc chu kỳ của đầu ra được cung cấp. Thời gian là một phần của thước đo chất lượng nhưng do tính chất và tầm quan trọng đặc biệt nên nó được tách ra thành một chỉ tiêu đánh giá độc lập. Các đơn vị cung cấp các đầu ra không đúng thời gian quy định thì bất kể chất lượng, số lượng ra sao cũng cần phải được xem xét và đánh giá, tìm hiểu rõ nguyên nhân (ví dụ: thời gian thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học; thời gian XDCB; thời gian khai thác…)
- Thước đo chi phí: Phản ánh toàn bộ chi phí thực tế của đơn vị để tạo ra mỗi đơn vị đầu ra. Thước đo chi phí bao gồm thước đo tổng chi phí và thước đo chi phí cho mỗi đơn vị sản phẩm (Ví dụ: Bình quân hàng năm Nhà nước đầu tư cho nghiên cứu khoa học 2 GDP và đầu tư bình quân từ 1-1,5 tỷ đồng cho một đề tài trọng điểm cấp quốc gia). Thông tin chi phí đầu ra có vai trò quan trọng trong việc tiến hành đánh giá, so sánh về kết quả hoạt động của đơn vị với các nhà cung cấp đầu ra tương tự.
3. Trình tự đo lường
Trên cơ sở các thước đo được xác định, kiểm toán viên tiến hành áp dụng các phương pháp kỹ thuật như chọn mẫu gửi phiếu điều tra, phỏng vấn, phân tích số liệu… để xác định kết quả đo lường mong muốn theo trình tự:
- Xác định mục tiêu đo lường: Kiểm toán viên cần xác định chính xác mục tiêu cần đo lường và đánh giá nhằm đạt được mục tiêu chung của cuộc kiểm toán hoặc giải quyết được vấn đề mà cuộc kiểm toán đề ra.
- Xác định đối tượng đo lường: Đối tượng đo lường trong kiểm toán hoạt động rất đa dạng, có thể là các sản phẩm hữu hình (ví dụ đo lường đầu ra trong các doanh nghiệp sản xuất) nhưng cũng có thể là các sản phẩm vô hình (mức độ hài lòng, tính trung thực, tính khả thi, chất lượng đào tạo, hiệu quả xã hội…), do đó, kiểm toán viên phải khái niệm hoá hay mô tả đối tượng cần đo lường bằng các thước đo phù hợp.
- Lựa chọn phương pháp và chọn mẫu đo lường: Kiểm toán viên cần phải xác định được phương pháp đo lường phù hợp và hiệu quả nhất trong việc thu thập thông tin, đồng thời phải tiến hành chọn mẫu trong tổng thể để tiến hành đo lường.
- Tổ chức thực hiện các kỹ thuật đo lường: Các phương pháp kỹ thuật đo lường thường được sử dụng bao gồm các phương pháp quan sát, thống kê, phỏng vấn, lập và gửi bản hỏi…
- Thông tin sau khi thu thập sẽ được xử lý và phân tích nhằm đưa ra các kết quả phù hợp nhất với mục tiêu đo lường.
Như vậy, thực chất phương pháp đo lường và đánh giá là tổng hợp của nhiều phương pháp kỹ thuật khác nhau, được thực hiện theo quy trình nhất định và đòi hỏi kỹ năng cao về phân tích, thống kê và tin học khi thực hiện. Tuy nhiên với công dụng cung cấp các thông tin độc lập và “thực chất” góp phần nhìn nhận các “khuyết tật” nhằm cải thiện chất lượng hoạt động nên phương pháp đánh giá và đo lường đang trở lên phổ biến không chỉ trong kiểm toán hoạt động mà còn thực sự cần thiết trong quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng.
Tài liệu tham khảo:
1. Seminar on Performance Indicators: Economics & Social Sector – National Academic of Audit & Account of India
2. ASOSAI - Performance Auditing Guidelines - 2000
3. INTOSAI - Implementation guidelines for performance auditing – 2004
4. Office of the Auditor General of Canada - Auditing Efficiency, 1995
5. TS. Nguyễn Công Khanh – Đo lường và đánh giá trong khoa học xã hội - 2004
6. TS. Sử Đình Thành - Vận dụng phương thức lập ngân sách theo kết quả đầu ra trong quản lý chi tiêu công của Việt Nam – 2005
7. TS. Dương Thị Bình Minh - Quản lý chi tiêu công ở Việt Nam - Thực trạng và giải pháp
8. TS. Lê Minh Tâm - Xây dựng chỉ tiêu đánh giá hiệu quả Hàng công nghiệp chủ lực, hàng công nghiệp xuất khẩu chủ lực thời kỳ 2001-2010.