Xây dựng danh mục cần số hóa hồ sơ, tài liệu kiểm toán

Phát biểu khai mạc, Phó Tổng Kiểm toán nhà nước Doãn Anh Thơ nhấn mạnh, trong bối cảnh chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu, việc xây dựng danh mục cần số hóa hồ sơ, tài liệu kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả, độ chính xác và minh bạch trong hoạt động kiểm toán của KTNN. Đây cũng là bước đi phù hợp để KTNN đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa quy trình, đáp ứng yêu cầu đổi mới hoạt động trong thời kỳ số hóa.
 
Theo Phó Tổng Kiểm toán nhà nước, việc số hóa hồ sơ kiểm toán sẽ giúp tăng cường khả năng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ dữ liệu. Hồ sơ được lưu trữ hệ thống, dễ dàng tìm kiếm, quản lý, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm toán viên trong việc khai thác, phân tích dữ liệu. Số hóa cũng tạo nền tảng dữ liệu điện tử để phục vụ công tác tổng hợp, báo cáo, kiểm tra, giám sát, lập kế hoạch kiểm toán và triển khai các nhiệm vụ kiểm toán, đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý, điều hành.
 
Đáng chú ý, Tổng Kiểm toán nhà nước đã ban hành Quyết định số 09/2024/QĐ-KTNN ngày 27/12/2024 quy định cụ thể về danh mục hồ sơ kiểm toán, chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán, qua đó tạo hành lang pháp lý để các đơn vị thực hiện. Trong thời gian qua, việc số hóa hồ sơ và ứng dụng chữ ký số đã được KTNN triển khai trên toàn Ngành. Tuy nhiên, quá trình thực hiện vẫn còn một số vướng mắc, hạn chế nhất định, cần được xem xét, điều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả.
 
Một số KTNN chuyên ngành, khu vực phản ánh, hiện nay, nhiều hồ sơ kiểm toán đã được thiết lập trên phần mềm như nhật ký kiểm toán, nhật ký công tác, kế hoạch kiểm toán chi tiết hay các báo cáo định kỳ, báo cáo thẩm định... nhưng chưa được khai thác làm hồ sơ kiểm toán điện tử mà vẫn phải scan để lưu trữ theo quy định, dẫn đến tăng thêm khối lượng công việc. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử của KTNN hiện mới chỉ hỗ trợ lưu trữ, tra cứu mà chưa đáp ứng được yêu cầu tổng hợp, phân tích sâu.
 
Từ thực tiễn đó, lãnh đạo KTNN đã yêu cầu Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán (CĐ&KSCLKT) phối hợp với các đơn vị trong Ngành nghiên cứu, rà soát rút gọn hồ sơ, tài liệu kiểm toán cần số hóa theo hướng chỉ số hóa những tài liệu cần thiết, sử dụng tối đa tài liệu đã tạo trên máy tính để giảm bớt bước scan, ứng dụng chữ ký số điện tử vào hoạt động kiểm toán; đồng thời tổ chức Tọa đàm để các đơn vị cùng thảo luận, trao đổi về nội dung này.
 
Đề xuất hai phương án, đẩy mạnh ứng dụng AI
 
Tại Tọa đàm, ông Nguyễn Lương Thuyết - Vụ trưởng Vụ CĐ&KSCLKT - cho biết, thực hiện chỉ đạo của Tổng Kiểm toán nhà nước, Vụ đã phối hợp với các đơn vị trong Ngành rà soát, đề xuất phương án rút gọn danh mục hồ sơ, tài liệu kiểm toán cần số hóa theo hướng hợp lý, hiệu quả.
 
Qua quá trình khảo sát, lấy ý kiến, Vụ CĐ&KSCLKT đã đề xuất hai phương án cụ thể:
 
Phương án 1: Giữ nguyên quy định về danh mục hồ sơ, tài liệu kiểm toán cần số hóa như hiện hành, đồng thời triển khai mạnh mẽ các giải pháp công nghệ để chuyển đổi dữ liệu, tạo sự liên kết, liên thông giữa các phần mềm trong hoạt động kiểm toán. Phương án này nhận được sự đồng thuận của 15/24 đơn vị, bởi tính toàn diện, phục vụ lâu dài và phù hợp xu hướng chuyển đổi số tổng thể.
 
Phương án 2: Phân loại hồ sơ kiểm toán thành các nhóm, trong đó chỉ lựa chọn số hóa những hồ sơ tổng hợp, các báo cáo, sản phẩm cuối cùng có giá trị sử dụng cao. Phương án này nhận được ý kiến ủng hộ từ 9/24 đơn vị, vì cho rằng sẽ giảm tải được công việc trước mắt, tập trung nguồn lực số hóa những hồ sơ cốt lõi.
 
Ông Thuyết cho biết, phương án 1 có ưu điểm lớn khi dữ liệu được số hóa toàn diện sẽ phục vụ tốt công tác đào tạo kiểm toán viên mới, đánh giá năng lực kiểm toán viên dựa trên hồ sơ kiểm toán, đồng thời dễ dàng khai thác, sử dụng để trả lời kiến nghị, khiếu nại của đơn vị được kiểm toán hoặc phục vụ các yêu cầu khác. Đây cũng là lựa chọn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia và đáp ứng đa mục tiêu lâu dài.
 
Cũng tại Tọa đàm, đại diện 11 KTNN chuyên ngành, khu vực đã nêu lên những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện số hóa hồ sơ kiểm toán và áp dụng chữ ký số, nhất là các vấn đề liên quan đến tính pháp lý, quy trình xử lý, chi phí đầu tư hạ tầng cũng như nhân lực thực hiện. Một số ý kiến đề xuất cần có giải pháp công nghệ thuận tiện hơn để giảm bớt thủ tục, rút gọn hồ sơ phải scan, tăng khả năng tận dụng hồ sơ lập trực tiếp trên máy tính.
 
Đại diện Cục Công nghệ thông tin (CNTT), KTNN, ông Phạm Huy Thông - Phó Cục trưởng phụ trách - cho biết, hiện nay việc số hóa hồ sơ mất khá nhiều thời gian, công sức, song giá trị sử dụng lâu dài rất lớn, đặc biệt trong khả năng trích xuất, tìm kiếm nhanh dữ liệu khi cần. Dự kiến đến hết quý IV/2025, Cục sẽ hoàn thành việc kết nối tất cả các phần mềm trên hệ thống quản lý điều hành của KTNN, tạo tiền đề để việc số hóa hồ sơ, dữ liệu kiểm toán được thông suốt, liên kết chặt chẽ.
 
Ngoài ra, Cục CNTT cũng đã bắt đầu đưa công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) vào hỗ trợ truy xuất, tìm kiếm tài liệu, qua đó giúp tăng tốc độ, độ chính xác khi khai thác thông tin phục vụ hoạt động kiểm toán. Ông Thông chia sẻ, đây là xu hướng tất yếu, phù hợp với định hướng KTNN hiện đại, minh bạch, sử dụng công nghệ cao. Dự kiến năm 2026, KTNN sẽ triển khai dự án áp dụng AI toàn diện vào hoạt động kiểm toán, góp phần nâng cao chất lượng, giảm tải cho kiểm toán viên.
 
Về cơ sở pháp lý, Nghị quyết 57 cùng Thông tư mới ban hành ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ đã quy định rất rõ giá trị pháp lý của tài liệu số. Bộ Nội vụ cũng khuyến khích các bộ, ban, ngành sử dụng tài liệu số để trao đổi công việc. Điều này mở ra cơ hội để KTNN có thể tiếp nhận các tài liệu đã được số hóa, ký chữ ký số từ các đơn vị, hạn chế phải scan và upload lại lên hệ thống của KTNN. Như vậy, việc này không chỉ giảm đáng kể khối lượng hồ sơ phải lưu thủ công mà còn đảm bảo giá trị pháp lý, tiết kiệm thời gian, nhân lực.
 
Từ 15/7, các tổ công tác sẽ trực tiếp đến các đơn vị để số hóa hồ sơ và khảo sát thực tế
 
Kết luận buổi Tọa đàm, Phó Tổng Kiểm toán Nhà nước Doãn Anh Thơ đề nghị Vụ CĐ&KSCLKT phối hợp cùng Cục CNTT tổng hợp đầy đủ ý kiến của các đơn vị, sớm thống nhất danh mục hồ sơ, tài liệu cần số hóa, đi kèm giải pháp công nghệ để thực hiện. Trên cơ sở đó, xây dựng phương án triển khai phù hợp, đảm bảo đón đầu xu hướng chuyển đổi số quốc gia, song cũng phải phù hợp với lộ trình, điều kiện của KTNN.
 
Đặc biệt, bắt đầu từ ngày 15/7 tới, Vụ và Cục tổ chức các tổ công tác xuống trực tiếp một số KTNN chuyên ngành, khu vực để hỗ trợ thực hiện số hóa hồ sơ, thu thập thông tin thực tế, qua đó đề xuất các giải pháp khả thi, báo cáo lãnh đạo Ngành xem xét, quyết định.
 
Phó Tổng Kiểm toán nhà nước bày tỏ tin tưởng rằng, sau khi hoàn thiện các quy định và danh mục mới, việc số hóa hồ sơ, tài liệu kiểm toán cũng như ứng dụng chữ ký số trong hoạt động kiểm toán sẽ được triển khai thuận lợi, đồng bộ, hiệu quả hơn. Qua đó, góp phần quan trọng vào mục tiêu đổi mới, hiện đại hóa hoạt động kiểm toán, xây dựng KTNN trở thành cơ quan kiểm toán công chuyên nghiệp, minh bạch trong thời kỳ chuyển đổi số của đất nước./.
 
Lưu Hường – Nguyễn Ly